Moni pienikin yrittäjä miettii nykyisin, pitäisikö hänen valita yritykseensä ulkopuolinen hallitus. Blogissani pohdin hallitustyöskentelyä erityisesti yksinyrittäjän/mikroyrittäjän näkökulmasta potentiaalisena mahdollisuutena, eli valitako ja rakentaa sinne hallitus, vai jatkaa entiseen tyyliin.

Miksi yritykseen kannattaa valita hallitus, vai kannattako?

Tämä aihe herättää keskustelua ja päänvaivaa erityisesti yksityisyrittäjissä ja mikroyrityksissä, mutta ei ole mitenkään selvää edes pienyrittäjille. Osa hallitukseen liittyvistä ennakkoluuloista johtuu peloista ja asenteista, eli pelätään hallituksen esim. ottavan liikaa roolia yrityksen toiminnasta tai vievän siitä eri suuntaan kuin yrittäjä/omistaja haluaa. Myös asenne hallitusta kohtaan voi olla vastahakoinen, ja johtua esim. jonkun tutun huonoista kokemuksista tai väärästä informaatiosta. Aina hallituksen mahdollisesti tuomaa lisäarvoa ei ymmärretä, koska asenne on, että ”aina ollaan pärjätty omilla”. Hallitusta ei koskaan kannata valita ilman riittävää harkintaa. Ja silloinkin kun yritykseen (Oy) päätetään valita hallitus, sille on oltava riittävät syyt ja perusteet. Toisaalta hallituksen muodostamista ei myöskään kannata torjua suoralta kädeltä. Selkeimmin hallitustarve tulee usein hetkellä, jolloin yritys haluaa kasvaa ja kehittyä, ja enää yrityksen oma/ avainhenkilöiden osaaminen eivät riitä, tai että ollaan sokeuduttu omalle toiminnalle ja siksi tarvitaan ulkopuolista näkemystä viemään yritys seuraavalle portaalle.

Mitä suurempi yritys on, sitä monipuolisempaa osaamista myös hallituksessa tarvitaan. Hallitusten jäsenten välinen ”kemia”, eli se että he tulevat hyvin toimeen keskenään, on äärimmäisen tärkeää. Tämän vuoksi hallitusten jäsenten valinta on eräänlainen rekrytointiprosessi, jossa myös yhteensopivuus muiden hallitusten jäsenten kanssa on syytä varmistaa.

Yksinyrittäjillä ja mikroyrityksillä on hallituksen sijaan myös toinen vaihtoehto, eli he voivat valita itselleen yhden tai useamman advisorin/neuvonantajan. Se on ratkaisuna huomattavasti kevyempi, ja neuvonantajaa ei sido samalla tavalla juridinen vastuu kuin hallituksen jäsentä.

Hallituksen tärkeimmät tehtävät yrityksessä

Hallituksen yksi päätehtävistä on määrittää yritykselle strategia – useimmiten vuodeksi kerrallaan tai jopa pidemmäksi aikaa. Taustalla on yleensä omistajien ja yhtiökokouksen tahto – hehän hallituksen yritykselle ovat valinneet. Hallituksen rooli strategian rakentamisessa on tarkemmin se, että yrityksellä on toteuttamiskelpoinen, elävä ja kilpailukykyinen strategia, jota yhtiön toimitusjohtajalla on halu ja kyky toteuttaa. Toimitusjohtajalla ja koko johtoryhmällä pitää olla selkeä käsitys yrityksen strategisesta suunnasta. Strategian toteuttamista edesauttaa hallituksen luoma johtamisjärjestelmä. Hallitus varmistaa myös sen, että yrityksellä on tarvittavat resurssit ja budjetti strategian toteuttamista varten. Usein strategiaan liittyy muutoksia nykytilassa ja uusien asioiden tekemistä, ja tämä herättää lähes poikkeuksetta muutosvastarintaa. Hyvä hallitus tekee toimivan strategian, ja viestii sen yhdessä läpi organisaation niin, että muutosvastarinta muuntuu muutostahdoksi. Hyvä ja toteuttamiskelpoinen strategia on yksinkertainen, tehtäväkeskeinen ja viestittävissä läpi organisaation (ja tarvittaessa myös sidosryhmille).

Hallitus päättää toimitusjohtajan valinnasta yritykseen ja tarvittaessa myös hänen erottamisestaan. Hallitus myös ohjaa ja tukee toimitusjohtajan toimintaa. Usein hallitusta ensimmäistä kertaa valittaessa tähtäin on tulevaisuudessa, jonne hallituksen avulla pyritään menemään kilpailukykyisempänä ja valmiimpana kasvamaan yrityksenä. Voisi todeta, että hallitus toteuttaa omistajien ja yhtiökokouksen tahtoa, ja määrittelee ”suuret linjat”, joita sitten yrityksen operatiivinen johto ja työntekijät yhdessä toteuttavat. Lisäksi hallitus valvoo, että yhtiön toiminta on laillista – ovathan he itsekin vastuussa toiminnan laillisuudesta. Jokaisen hallituksen jäsenen tulee henkilökohtaisesti tuntea vastuu yhtiöstä.

Hallituksen ydintehtävät:

  1. Hallitus huolehtii yhtiön edusta: yhtiön arvon kasvattaminen, kilpailukyvyn kehittäminen, voiton

    tuottaminen, osakkaiden edusta huolehtiminen, sekä yrityksen kolmesta kulmakivestä

    huolehtiminen: vakavaraisuus, kannattavuus ja maksukykyisyys

  2. Yhtiön hallinnosta huolehtiminen ja toiminnan asianmukainen järjestäminen

Keskeinen osa hallituksen työskentelyä ovat hallituksen kokoukset. Hallituksen puheenjohtaja valmistelee ja laatii esityslistan hallituksen kokoukseen yhdessä yrityksen toimitusjohtajan kanssa, ja hän myös kutsuu hallituksen koolle. Puheenjohtajan tehtävä on valvoa, että hallitus on kokoontuessaan päätösvaltainen, ja että heillä on kaikki mahdollinen tarvittava materiaali saatavilla kokouksessa käsiteltäviä asioita varten. Hallituksen kokouksesta tehdään pöytäkirja, joka toimitetaan kaikille osallistujille, ja joka yleensä allekirjoitetaan seuraavassa hallituksen kokouksessa puheenjohtajan ja vähintään yhden hallituksen jäsenen toimesta – suositus toki on, että kaikki allekirjoittavat pöytäkirjan. Hallituksen pöytäkirja on ns. hallitussalainen eli se jaetaan vain hallituksen jäsenille, ja lukuoikeus on lisäksi tilintarkastajilla ja verottajalla.

Mitä hallituksen valinnassa kannattaa ottaa huomioon?

Lähtökohtana on hyvä pitää sitä, että yrityksen omistaja on mahdollisimman hyvin selvillä siitä, missä hän haluaa yrityksen olevan tulevaisuudessa, ja millaista osaamista sinne pääsemiseksi tarvitaan. Sen jälkeen pitää löytää ne oikeat osaajat, jotka voivat viedä yrityksen kohti tavoiteltua tulevaisuutta. Kun oikeat osaajat on löydetty, pitää selvittää, miten hyvin potentiaalisten hallituskandidaattien ”kemia” toimii keskenään, ja osaavatko he toimia hyvin yhdessä ja saada aikaan yhteisiä päätöksiä. Hyvä hallitus on kuin hyvä tiimi, jossa henkilöt täydentävät omalla osaamisellaan toisten osaamista, ja heillä on yhteinen tavoite, joihin kaikilla on halu yhdessä ja erikseen päästä. Lyhyesti sanottuna, valitse hallitus, joka auttaa viemään yrityksen sieltä missä se on nyt, sinne missä sen halutaan olevan tulevaisuudessa.

Millä tavoilla hallitus voi parhaiten auttaa yritystä?

Hallituksella on useimmiten kolme pääroolia:

  1. Valvova hallitus > laillisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden varmistaminen
  2. Liiketoimintaa kehittävä hallitus > tuloksellisuuden varmistaminen
  3. Strateginen hallitus > tulevaisuuden varmistaminen

> Näissä kaikissa oleellisen tärkeää on yhteistyö, ihmisten huomioon ottaminen, asiantuntemus, sekä kokemus ja näkemys – hallituksen ja omistajan tahtotilan pitää olla samansuuntaiset

Koska arvon tuottaminen yrityksille on yksi hallituksen tärkeimmistä tehtävistä, tarvitaan sen tueksi: – Innovointia
– Ideoiden kriittistä arviointia
– Päätösten tekoa ja niiden toimeenpanoa
– Tekemisten kriittistä arviointia kehitysehdotuksineen
– Tekemisen muuttamista tarpeen mukaan
– Tulosten arviointia ja poikkeamien tunnistamista

Mitkä ovat hallitustoiminnan sudenkuopat yrityksen kannalta?

Suurin riski on luonnollisesti se, että hallituksesta ei ole yritykselle mitään hyötyä, tai että hallitus vie yritystä jopa huonompaan suuntaan. Toinen riski on se, että hallitus on keskenään riitaisa tai erimielinen, yhteiset tavoitteet ja päämäärät puuttuvat, ja siksi hyviä päätöksiä ei saada aikaan. Tämä ongelma voi tulla esiin esim. perheyrityksissä, joissa on mahdollisesti useampia omistajasuvun edustajia hallituksessa, eikä heillä ole yhteistä mielipidettä yrityksen tulevaisuuden suunnasta. Yksi mahdollinen riski on se, että sama hallitus toimii liian pitkään. Etuna on toki hyvä tuntemus yrityksestä, mutta riskinä näkemysten ”jämähtäminen”, joka ei vie yritystä enää eteenpäin toivotulla ja halutulla tavalla.

Vaikka yritys kuuleman mukaan on halvin konsultti yritykselle, syntyy hallituksesta silti kustannuksia. Jos hallituksesta ei ole mitään hyötyä yritykselle, silloin siihen käytetty raha on vain ylimääräinen kustannus, kun sen pitäisi olla tuottava investointi. Tyypillinen hallituksessa vietetty aika on 4-7 vuotta.

Hallitustyölle on riski, mikäli hallituksen jäsenillä on omat erilliset agendat, eikä asioista keskustella avoimesti. Tehottoman hallituksen merkki on se, että se ei saa tehtyä päätöksiä, joka on kuitenkin sen keskeisin tehtävä. Hyvää kuvaa hallituksen työstä ei anna sekään, että kokouksesta toiseen samat asiat ovat esityslistalla, ja että tehtyjä päätöksiä ei toimeenpanna – johon liittyvät usein vielä mukaan värikkäät selitykset siitä, miksi ei olla toimittu kuten olisi pitänyt. Hallituksen puheenjohtajalta vaaditaan jämäkkää otetta ja johtajuutta, jos hallitus ei toimi kuten sen pitäisi. Yrityksen hallitukseen ei kannata valita henkilöitä, joilla ei ole oikeaa osaamista, jotka ovat käytännöstä vieraantuneita, liian passiivisia, joilla ei ole hallitustyölle riittävästi aikaa ja joiden kanssa on hankala neuvotella. Hallitukseen ei kannata myöskään valita henkilöä pelkästään sillä perusteella, että hän on sukulainen, ystävä, poliittisesti sopiva, julkisuuden henkilö tai nimekäs liike-elämän vaikuttaja.

Suunnitelma hallitustyöskentelyyn siirtymisessä ja sen hyödyntämisessä mikroyrityksessä, esimerkki

Yritys X Oy on toiminut perustamisestaan saakka vain omistajavetoisella hallituksella. Nyt on tullut aika muodostaa 3 henkilön ulkopuolinen hallitus viemään yritys eteenpäin. Tämän vaihtoehtona on myös Advisor Board eli neuvonantajien käyttäminen – ainakin siirtymävaiheessa. Yrittäjä itse tulee hakemaan oikeat henkilöt omista verkostoistaan, ja tavoitteena hänellä on löytää talousosaaja, kasvun osaaja ja liiketoiminnan kehittämisen osaaja. On tärkeää, että valittavien henkilöiden keskinäinen kemia toimii, joten prosessia viedään läpi eräänlaisena rekrytointiprosessina.

Kun hallitus on valittu, edessä on järjestäytyminen, jossa on seuraavat vaiheet:

  • Yleinen järjestäytyminen: puheenjohtajan ja sihteerin valinta, yleiset tehtävät, yhteenveto

    liiketoimintastrategiasta, riskeistä ja tavoitteista, sopiminen mahdollisesta vastuuvakuutuksesta

  • Hallituksen ”pelisääntöjen” laatiminen: työjärjestys, vuosikello hallituksen toiminnalle
  • Perehdyttämisohjelma: tietojen ja taitojen yhteensovittaminen, ja tiedon jakaminen

Omistajan näkemys yrityksen tulevaisuuden suunnasta ja tavoitteista pitää olla selkeästi selvillä kaikille hallituksen jäsenille

Tämän lisäksi pitää päättää, kuinka usein hallitus normaalisti kokoontuu, mikä on lähtökohtaisesti yhteydenpitotapa (kasvotusten, puhelin, Skype tms.) ja mitä muita tapoja hallituksella on tuoda arvoa yritykseen. Samalla on hyvä päättää, missä tilanteissa ja mistä syistä hallituksen pitää kokoontua normaalista poikkeavalla aikataululla.

Näiden alkutoimenpiteiden jälkeen hyvä hallitus alkaa toimia kuten edellä on esitetty – ja niin, että toiminnan ”punainen lanka” ei pääse karkaamaan. Hyvän hallituksen tunnusmerkki on jatkuva kehittäminen, josta hallitus itse ja erityisesti puheenjohtaja pitää huolta. Itse arvostan myös hallituksen sisäistä itsekritiikkiä, jossa se itse korjaa toimintaansa mikäli siinä ilmenee parannettavaa.